Come funzionano numerazione fattura e generazione XML in base allo stato ordine

Obiettivo

Capire esattamente quando POP assegna il numero fattura e quando genera l’XML, per evitare disallineamenti tra numerazione e data dei documenti.

Quando viene assegnato il numero fattura

Il numero viene assegnato al primo passaggio dell’ordine a stato “In lavorazione” oppure “Completato” (qualunque dei due arrivi prima). Da quel momento l’ordine ha già un numero progressivo, anche se il documento non è ancora stato inviato al cliente.

Quando viene generato l’XML

Per default l’XML viene generato quando l’ordine raggiunge lo stato “Completato” (comportamento personalizzabile via filtro per sviluppatori, non tramite un’opzione in UI). Per i rimborsi, POP genera automaticamente l’XML della nota di credito nel momento in cui il rimborso viene registrato su WooCommerce — non serve un’azione manuale per la sola generazione del documento.

Se usi un add-on di trasmissione a un gestionale esterno (es. Fatture in Cloud, Aruba), l’invio al software esterno può richiedere comunque un caricamento manuale dalla tab “Fatture” a seconda della configurazione dell’add-on: verifica il comportamento specifico nella configurazione dell’add-on attivo, perché può differire da quanto descritto qui per il flusso nativo.

La data della fattura dipende da quando viene inviata

Questo è il punto che genera più confusione:

• Se la fattura viene inviata mentre l’ordine è ancora “in lavorazione”, la data del documento resta quella del passaggio in lavorazione.
• Se non viene inviata finché l’ordine è “in lavorazione” e viene inviata solo al completamento, la data si aggiorna al giorno del completamento.

Esempio di disallineamento:

1. 04/01 — Ordine #101 passa in lavorazione → fattura n. 1 generata, non ancora inviata.
2. 07/01 — Ordine #102 passa in lavorazione → fattura n. 2 generata e inviata con data 07/01.
3. 04/03 — Ordine #101 viene completato e la fattura n. 1 viene inviata solo ora → la data si aggiorna al 04/03.

Risultato: la fattura n. 2 ha una data (07/01) precedente alla n. 1 (04/03), pur avendo numero inferiore.

Verifica

Prima di inviare fatture in blocco, controlla dalla tab Invoices che numerazione e data siano coerenti (numero crescente = data crescente).

Errori comuni

• Numerazione e data non in ordine cronologico — evita di lasciare ordini “in lavorazione” a lungo prima di inviare la fattura; se sai che un ordine resterà in lavorazione per molto tempo, valuta di non portarlo in quello stato finché non sei pronto a gestirlo.
• L’XML del rimborso non compare — controlla che il rimborso sia stato effettivamente registrato su WooCommerce (non solo un rimborso esterno annotato a parte).
• L’XML non arriva al gestionale esterno collegato tramite add-on — la generazione del documento e il suo invio al software esterno sono due passaggi distinti quando è attivo un add-on: verifica se serve un caricamento manuale.

Configurazione correlata

Per la nota di credito e i suoi requisiti vedi credit-note-generation; per dove/come vengono salvati i file XML vedi generated-files-storage.